Een samenwerkingsplatform voor acht werkmaatschappijen

Personal care / productie · circa 680 medewerkers, acht werkmaatschappijen in vier landen

Situatie

Een internationale producent met acht werkmaatschappijen in vier landen. Het IT-landschap was organisch gegroeid: fileservers per locatie, e-mail als documenttransport en versiebeheer op basis van bestandsnamen. De organisatie had E5-licenties en gebruikte het platform vooral voor e-mail. SharePoint Online was beschikbaar, maar een ontwerp voor structuur, rechten en governance was er nog niet.

Aanpak

Twee dagen op locatie, met interviews met de CFO, Director IT, Finance, Legal, ESG en het operationele IT-team. De opdracht: breng de huidige situatie in kaart en ontwerp hoe de M365-omgeving eruitziet als samenwerkingsplatform. Het advies volgt het Shifting Gears M365 Blueprint framework: zes architectuurlagen, van identiteit en toegang tot de voorbereiding op Copilot. De inrichting is getoetst aan AVG, NIS2 en ISO 27001.

De kern van het ontwerp: locatie bepaalt context. Een document dat op de juiste plek landt, krijgt classificatie, metadata en retentie mee zonder dat een gebruiker iets hoeft in te vullen.

Resultaat

Een advies op hoofdlijnen waarmee de klant intern budget kan vrijmaken, gevolgd door de implementatie. Het advies bevat een concrete fasering en een duidelijke scheiding tussen wat IT zelf doet en wat Shifting Gears levert. De eerste stap is een pilot met Finance op de maandafsluiting. Werkt het ontwerp daar voor acht entiteiten, dan werkt het voor de rest van de organisatie.

400 documenten per tender, één persoon en drie systemen

Bouw (utiliteitsbouw, woningbouw, staalconstructies) · circa 275 licenties

Situatie

Bij elke aanbesteding ontvangt dit bouwbedrijf tot 400 documenten, van bestekken en tekeningen tot contracten en bodemonderzoeken. Die komen binnen via mail, WeTransfer of een aanbestedingsplatform. Eén medewerker opent elk document, bepaalt wat het is, kent handmatig metadata toe in SharePoint, publiceert het, kopieert alles naar een tweede locatie en voert het nogmaals in een derde systeem in. Dat kost drie tot vier werkdagen per tender, en dan moet de inhoudelijke beoordeling nog beginnen.

Aanpak

Eerst een verkenning: een dag op locatie en gesprekken met zes medewerkers, van secretariaat tot BIM-manager, om te begrijpen hoe documenten door de organisatie stromen voordat je er technologie op loslaat. De technologie was er al, met SharePoint, Autodesk Construction Cloud en metadata-gedreven werken. De oorspronkelijke inrichters waren echter vertrokken, de training was niet herhaald en medewerkers werkten weer in mappen. Het systeem was ontworpen voor metadata en functioneerde in de praktijk als mappenstructuur.

De kern bleek een regievraagstuk met een technische component.

Dan volgt een proof of concept van vier weken, waarin SharePoint Premium wordt getraind op de documenttypen die binnenkomen, zodat classificatie en metadata automatisch worden toegekend. Daarnaast komt er een routeringsflow die geclassificeerde documenten automatisch op de juiste plek zet.

Daarna volgt de uitvoering, waarin de medewerker verschuift van sorteren en kopiëren naar valideren en bijsturen.

Resultaat

De handmatige classificatie wordt overgenomen door AI. De drievoudige invoer verdwijnt. Als de classificatie betrouwbaar is, opent dat de weg naar wat erachter ligt: Copilot die projectdocumentatie kan bevragen, automatische overdracht tussen systemen en retentiebeleid dat pas werkt als de metadata klopt. Alles wat je op die basis bouwt, wordt er sterker van.

ERP-selectie met overzicht over het hele IT-landschap

Totaalinrichting (woningen en bedrijfspanden) · 87 medewerkers, vijf businesslijnen

Situatie

Een totaalinrichter met één vestiging, 87 medewerkers en een duidelijke groeiambitie. Die ambitie vraagt om een organisatie die voorspelbaar levert, ook als het volume toeneemt. Het huidige ERP-systeem groeide daar niet meer in mee. Processen liepen langs elkaar heen, voorraden klopten niet en stuurinformatie kwam te laat of helemaal niet.

Aanpak

Eerst een verkenning, want een ERP-selectie raakt aan het hele IT-landschap. De verkenning brengt in kaart hoe het nieuwe ERP aansluit op Microsoft 365, waar de stuurinformatie landt en wat ISO 27001, AVG en NIS2 betekenen voor de inrichting. Ook laat ze zien hoe vijftien bestaande applicaties zich verhouden tot wat het nieuwe ERP kan overnemen. Een ERP-leverancier zoekt dat niet voor je uit.

Shifting Gears vervult de rol van IT-regisseur. Die loopt van de vertaling van bedrijfsstrategie naar concrete eisen tot het schrijven van de uitnodiging aan leveranciers, het opstellen van het beoordelingskader en het bijwonen van de presentaties.

Resultaat

Een selectieproces waar de klant zelf de regie over houdt, gedragen door heldere criteria en een bewuste keuze.

De volgende stap

Elke organisatie heeft een eigen verhaal. We horen graag dat van jou.

Plan een kennismaking