Eén tenant, negen domeinen, nul structuur

Personal care / productie · circa 1300 medewerkers, negen werkmaatschappijen in vier landen

Situatie

Een internationale producent met negen werkmaatschappijen in vier landen. Het IT-landschap was organisch gegroeid: fileservers per locatie, e-mail als documenttransport en versiebeheer op basis van bestandsnamen. De organisatie had E5-licenties, maar gebruikte het platform als een dure e-mailserver. SharePoint Online was beschikbaar. Niemand had nagedacht over structuur, rechten of governance.

Aanpak

Twee dagen op locatie. Interviews met de CFO, Director IT, Finance, Legal, ESG en het operationele IT-team. De opdracht: breng de huidige situatie in kaart en ontwerp hoe de M365-omgeving eruitziet als samenwerkingsplatform. Het advies volgt het Shifting Gears M365 Blueprint framework: zes architectuurlagen, van identity en toegangsbeheer tot Copilot-voorbereiding. De inrichting is getoetst aan AVG, NIS2 en ISO 27001.

De kern van het ontwerp: locatie bepaalt context. Een document dat op de juiste plek landt, krijgt classificatie, metadata en retentie mee zonder dat een gebruiker iets hoeft in te vullen.

Resultaat

Een advies op hoofdlijnen waarmee de klant intern budget kan vrijmaken, gevolgd door de implementatie. Concrete fasering, duidelijke scheiding tussen wat IT zelf doet en wat Shifting Gears levert. De eerste stap is een pilot met Finance op het maandclose-proces. Als het ontwerp werkt voor de maandafsluiting van acht entiteiten, werkt het voor de rest van de organisatie.

400 documenten per tender. Eén persoon. Drie systemen.

Bouw (utiliteitsbouw, woningbouw, staalconstructies) · 275 medewerkers

Situatie

Bij elke aanbesteding ontvangt dit bouwbedrijf tot 400 documenten. Bestekken, tekeningen, contracten, bodemonderzoeken. Die komen binnen via mail, WeTransfer of een aanbestedingsplatform. Eén medewerker opent elk document, bepaalt wat het is, kent handmatig metadata toe in SharePoint, publiceert het, kopieert alles naar een tweede locatie en voert het nogmaals in een derde systeem in. Drie tot vier werkdagen per tender. En dan moet de inhoudelijke beoordeling nog beginnen.

Aanpak

Eerst discovery. Een dag op locatie, gesprekken met zes medewerkers: van secretariaat tot BIM-manager. Het doel: begrijpen hoe documenten door de organisatie stromen voordat je er technologie op loslaat. De technologie was er. SharePoint, Autodesk Construction Cloud, metadata-gedreven werken. Maar de oorspronkelijke inrichters waren vertrokken, de training was niet herhaald en medewerkers werkten weer in mappen. Een systeem dat ontworpen was voor metadata, maar in de praktijk functioneerde als mappenstructuur.

De kern bleek geen technisch probleem. Het was een regievraagstuk met een technische component.

Dan een Proof of Concept van vier weken. SharePoint Premium trainen op de documenttypen die binnenkomen, zodat classificatie en metadata automatisch worden toegekend. Daarnaast een routeringsflow die geclassificeerde documenten automatisch op de juiste plek zet.

Daarna de uitvoering. De medewerker verschuift van sorteren en kopiëren naar valideren en bijsturen.

Resultaat

De handmatige classificatie wordt overgenomen door AI. De drievoudige invoer verdwijnt. En als de classificatie betrouwbaar is, opent dat de weg naar wat erachter ligt: Copilot die projectdocumentatie kan bevragen, automatische overdracht tussen systemen en retentiebeleid dat pas werkt als de metadata klopt. Eén basis. Alles wat je erop bouwt wordt er sterker van.

ERP-selectie met overzicht over het hele IT-landschap

Totaalinrichting (woningen en bedrijfspanden) · 87 medewerkers, vijf businesslijnen

Situatie

Een totaalinrichter met één vestiging, 87 medewerkers en een duidelijke groeiambitie. Die ambitie vraagt om een organisatie die voorspelbaar levert, ook als het volume toeneemt. Het huidige ERP-systeem groeide daar niet meer in mee. Processen liepen langs elkaar heen, voorraden klopten niet en stuurinformatie kwam te laat of helemaal niet.

Aanpak

Eerst discovery. Een ERP-selectie raakt aan het hele IT-landschap: hoe sluit het aan op Microsoft 365? Waar landt de stuurinformatie? Wat betekenen ISO 27001, AVG en NIS2 voor de inrichting? Hoe verhouden vijftien bestaande applicaties zich tot wat het nieuwe ERP kan overnemen? Dat zijn vragen die een ERP-leverancier niet voor je beantwoordt.

Shifting Gears vervult de rol als IT-regisseur. Van de vertaling van bedrijfsstrategie naar concrete eisen, tot het schrijven van de uitnodiging aan leveranciers, het opstellen van het beoordelingskader en het bijwonen van de presentaties.

Resultaat

Een selectieproces waar de klant zelf de regie over houdt, gedragen door heldere criteria en een bewuste keuze.

Klaar voor de volgende stap?

Elke organisatie heeft zijn eigen verhaal. Laat ons luisteren naar dat van jou.

Plan een kennismaking