Tenant-brede Version Trimming met What-if Analysis in SharePoint

Microsoft brengt tenant-brede Version Trimming met What-if Analysis in juni 2026 in private preview voor SharePoint.

De aankondiging staat in een blog van 22 april 2026 over content governance voor Microsoft 365 Copilot. Microsoft deelt de nieuwe functies daarin in onder de 3 pijlers Readiness, Relevance en Resiliency. Version Trimming bestond al op het niveau van een site of documentbibliotheek. De nieuwe functie breidt dat uit naar een opschoontaak voor de hele tenant, bedoeld om opslagruimte vrij te maken.

What-if Analysis gaat aan die opschoning vooraf. Een beheerder test daarmee welke versies de trimfunctie zou verwijderen en wat de impact daarvan is, en start pas daarna de echte opschoontaak op tenantniveau. De eerste release werkt alleen via PowerShell, en deelname aan de private preview loopt via een aanmeldformulier van Microsoft.

Microsoft plaatst de functie onder de pijlers Relevance en Resiliency. Volgens Microsoft bepaalt de kwaliteit van de data waar AI bij kan direct de kwaliteit van de antwoorden, en hoort inactieve content in koude opslag en buiten het zicht van AI. Resiliency gaat in de blog over bedrijfscontinuïteit, bijvoorbeeld als ransomware toeslaat of een agent per ongeluk content verwijdert.

In hetzelfde onderdeel van de blog staan meer functies rond opslag. File level archive voor SharePoint is in public preview en archiveert afzonderlijke inactieve bestanden, die doorzoekbaar blijven voor gebruikers en beheerders. De SharePoint Extra Storage PAYG meter komt in juni 2026 in public preview, en de prijs maakt Microsoft bekend zodra die preview start.

Algemeen beschikbaar wordt ook de Storage-skill van de SharePoint Admin Agent, die inzicht geeft in het gebruik van SharePoint-opslag. Microsoft kondigt aan dat rapportage en uitvoering van version trimming in 2026 en daarna in die skill komen. Ook de Inactive site policy van SharePoint Advanced Management is algemeen beschikbaar. Beheerders zetten daarmee sites die volgens eigen criteria onaangeroerd zijn, bijvoorbeeld 2 jaar, automatisch op alleen-lezen of archiveren ze.